Of het nu gaat om een gebruiksvriendelijke tool om contractprocessen binnen uw organisatie te stroomlijnen of een intelligente software voor het juridisch bedrijfsbeheer: elk digitaal project vraagt om een grondige business case met bijhorende motivatie richting het management op C-level. Zit u met uw handen in het haar en heeft u geen idee hoe te beginnen aan de pitch van uw digitaal project? Onze twee experten in het vakgebied Hans Van Heghe en Yves Lefere bundelden hun visie en tips in onderstaand artikel.
De opstart van een digitalisatie bij het legal team
Het automatiseren en digitaliseren van juridische bedrijfsprocessen hebben als voornaamste doelstelling het beperken van risico’s en het maximaliseren van het rendement van het juridisch departement. De zoektocht naar een slimme en snelle software oplossing vraagt de nodige tijd en middelen. Na het volgen van talrijke demo’s, het vergelijken van verschillende aanbieders en de nodige discussies binnen uw team, is de keuze dan uiteindelijk gevallen op een software oplossing wat alles omkadert. U bent overtuigd, uw team ook. Maar hoe laat u het management mee op de kar springen om uw digitale plannen te verwezenlijken? Bouw een overtuigende business case op!
Gooi de juiste argumenten op tafel
Elke business case valt of staat met de manier waarop uiteengezet wordt, wat de waarde of voordelen zijn voor uw bedrijf, wanneer men zou investeren in de gekozen software oplossing van het digitalisatie project. Zorg ervoor dat de business case nauw aansluit bij de organisatiestrategie, visie en andere projectplannen van de onderneming, zo voorkomt u alvast het tegenargument dat de business case niet goed aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen.
Daarnaast is het uiterst belangrijk om de juiste mix aan argumenten samen te stellen om de meerwaarde van uw project aan te tonen en te benadrukken. Wanneer het specifiek gaat om een digitaal project binnen een bedrijfsjuridisch departement, bestaan er verschillende soorten argumenten:
- Quick win argumenten voor de business collega’s, bv het 5x sneller afhandelen van de contractcreatie waardoor ook sneller bestellingen kunnen worden ontvangen
- Collaboratie argumenten, bv. een contract lifecycle management tool bevordert zowel de interne als externe samenwerking aangezien contracten delen en reviseren moeiteloos en sneller verloopt.
- Technologische argumenten, bv. door gebruik te maken van artificiële intelligentie, algoritmes en andere technologische ontwikkelingen worden bedrijfsjuristen beter ondersteund en kunnen ze inhoudelijk bredere werkzaamheden verrichten.
- Risico-gerelateerde argumenten, bv. legal operations digitaliseren bespoedigt het detecteren van risico’s en legt sneller systematische risico’s op lange termijn bloot.
- Financiële argumenten, bv. dankzij een Enterprise Legal Management (ELM) platform kan u tot 30%* besparen in externe kosten zoals advocaten kantoren, en de kost vermijden van meer dan 6% van de recurring contracten die onnodig automatisch verlengd worden.
- Vergelijkende argumenten ten opzichte van concurrentie, bv. u merkt op dat het juridisch departement van een concurrerend bedrijf gebruik maakt van intelligente software oplossingen waardoor ze sneller en efficiënter reageren op Governance, Risk & Compliance gerelateerde zaken.
*KPMG, Gartner, Forrester Research, Knowliah research
Stippel een digitaal stappenplan uit
Sinds de gezondheidscrisis in 2020, schakelden bedrijfsleiders een versnelling hoger betreft de digitale transformatie van hun organisatie. Ook de juridische afdelingen dienen gefaseerd de noodzakelijke stappen te zetten richting een vergevorderd niveau van digitalisering. Hoe pak je dat nu precies aan? Een gedetailleerd stappenplan verdedigt uw digitale projecten en ambities. Er zijn 5 cruciale stappen of fases waarmee men best aan de slag gaat:
Stap 1 – Voorbereiding
Schrijf alle vereisten, prioriteiten en samenwerkingen intern uit. Hoe ziet het intern groeipad van uw afdeling eruit de komende drie jaar? Waar zijn er Quick Wins te realiseren? Wat loopt vaak verkeerd of verlies je als juridisch team onnodig (veel) tijd?
Stap 2- Kies max. 3 focus punten
Onder het mom van ‘eerst leren stappen, dan pas lopen’ is het cruciaal om binnen het digitalisatietraject van uw juridisch departement eerst te focussen op de basisbehoeften. De meeste departementen kiezen er dan ook voor om eerst te investeren in software die alle bestaande informatie (documenten, e-mails, contracten, etc.) doorzoekbaar maakt en rechten toewijst aan de juiste personen voor inkijk van bepaalde informatie. Hieraan koppelt men meestal ook een degelijk Legal Matter & Legal Entity Management platform om de werkprocessen te optimaliseren.
“Knowliah is het digitaal geheugen van ons juridisch departement. Sinds we deze software gebruiken, vinden we onmiddellijk eerder geschreven advies terug, ook al zijn ze jaren oud. Daarbovenop, werken we binnen onze afdeling nu veel pro-actiever naar de business toe.”
Loebrecht Lievens – General Counsel & Compliance Officer Benelux bij Schindler.
Stap 3- Contractbeheer
De volgende fase vertaalt zich in het automatiseren van alle contractprocessen, gaande van het automatisch detecteren waar er contracten staan en ze dan automatisch importeren, het creëren van contract templates tot het effectief digitaal laten ondertekenen van een contract. De digitalisatie van Contract Lifecycle Management sluit idealiter naadloos aan bij het platform wat reeds gebruikt zou worden voor Legal Matter & Entity Management.
Stap 4 – Geschillenbeslechting en Intellectuele eigendom
Van zodra de digitalisering van de contractprocessen voltooid is, kan men zich gaan focussen op Litigation Management, IP en het implementeren van een Legal Request Portal. Dat laatste is bovendien weer een mooi voorbeeld van een argument ter vebetering van de samenwerking!
Stap 5 – E-billing, KPI’s & GRC
Tot slot zet u de puntjes op de i en beoogt u dankzij de juiste software oplossing ook de digitalisering van het budget management (E-billing incl.), KPI management en GRC (Governance, Risk and Compliance).
“De modulariteit van Knowliah’s product line geeft ons de opportuniteit om aanzienlijk uit te breiden waar nodig en het verder integreren van oplossingen zoals contract drafting, approval management en E-signatures”
Andreas Mestel, General Counsel bij allnex.
De sleutel tot succes
Om het digitaal plan met de nodige argumenten door te vertalen naar het management in een sterke business case, raden we aan om te focussen op vier hoofddomeinen waar de impact van de software oplossing het meest voelbaar zal zijn voor de organisatie.
- Het beperken van risico’s, door bv. een 360° overzicht te hebben van alle lopende zaken, en geen deadlines te missen
- De juridische dienstverlening aan de onderneming verbeteren, door bv. pro-actief contract templates te delen met andere afdelingen.
- De doeltreffendheid van het juridisch departement verhogen, door bv. de gemiddelde gespendeerde tijd dat men zoekt naar documenten en informatie te reduceren met minstens 50%.
- De naleving van GRC optimaliseren, door bv. geautomatiseerde notificaties en alerts in te stellen voor key-data, deadlines en afwijkende zaken.
Zet de theorie om in de praktijk
Om uiteindelijk de implementatie van de relevante software of het uitrollen van het gehele digitaal project te faciliteren, is het belangrijk om te starten met een MVP: Minimal Viable Product. Ga van start met vooraf geconfigureerde oplossingen die aansluiten bij uw prioriteiten en mogelijke quick-wins. Maak vervolgens een beslissing over welke informatie al dan niet geïmporteerd zal worden in de tool en welke integraties met andere systemen cruciaal zijn voor een vlotte manier van werken. Door te focussen op de voordelige resultaten voor zowel uw team als de hele organisatie, scoort u ongetwijfeld bij het management tijdens de verdediging van uw digitaal plan.
Houdt echter altijd in het achterhoofd dat het doorvoeren van digitale technologie in uw juridische afdeling een grondige verandering impliceert in methodologie en zelfs cultuur. Duidelijke richtlijnen, transparante communicatie en een goede opvolging omtrent de nieuwe digitale plannen vallen niet weg te denken.
Veel succes!
“Knowliah biedt het meest volledige, flexibele, geïntegreerde en web-based Enterprise Legal Management platform op de markt aan. Ons juridisch departement werd een waardevolle business partner in uitdagende tijden”
Olivier Labonté – Director Legal Affairs bij KDC/ONE.
Herbekijk hier het ECLA webinar (ENG):
