Qu’il s’agisse d’un outil convivial pour rationaliser les processus contractuels au sein de votre organisation ou d’un logiciel intelligent pour la gestion des affaires et dossiers juridiques, chaque projet numérique doit faire l’objet d’une analyse de rentabilité approfondie et être motivé auprès de la direction (C-level). Vous ne savez pas par où commencer pour présenter votre projet numérique ? Nos deux experts en la matière, Hans Van Heghe et Yves Lefere, ont regroupé leur vision et leurs conseils dans l’article ci-dessous.
Le démarrage d’une digitalisation dans l’équipe juridique
L’objectif principal de l’automatisation et de la numérisation des processus opérationnels juridiques est de limiter les risques et de maximiser l’efficacité du service juridique. La recherche d’une solution intelligente et rapide nécessite le temps et les ressources nécessaires. Après avoir suivi de nombreuses démonstrations, comparé différents fournisseurs et mené les discussions nécessaires au sein de votre équipe, le choix s’est finalement porté sur une solution qui couvre tout. Vous êtes convaincu, et votre équipe aussi. Mais comment inciter la direction à prendre le train en marche pour réaliser vos projets numériques ? Construisez un dossier commercial convaincant !
Mettez les bons arguments sur la table
Chaque analyse de rentabilité dépend de la manière dont elle est expliquée, de la valeur ou des avantages qu’elle présente pour votre entreprise et du moment où les gens investiront dans la solution choisie pour le projet de numérisation. Assurez-vous que le business case est étroitement aligné sur la stratégie organisationnelle, la vision et les autres plans de projet de l’entreprise, afin d’éviter le contre-argument selon lequel le business case ne correspond pas aux objectifs de l’entreprise.
En outre, il est extrêmement important de réunir la bonne combinaison d’arguments pour démontrer et souligner la valeur ajoutée de votre projet. Lorsqu’il s’agit spécifiquement d’un projet numérique au sein d’un service juridique d’une entreprise, il existe différents types d’arguments :
- Des arguments gagnants pour les collègues commerciaux, par exemple la création de contrats 5 fois plus rapide, ce qui permet de recevoir les commandes plus rapidement.
- Des arguments en faveur de la collaboration, par exemple un outil de gestion du cycle de vie des contrats favorise la collaboration interne et externe car le partage et la révision des contrats se font sans effort et plus rapidement.
- Des arguments technologiques, par exemple, en utilisant l’intelligence artificielle, les algorithmes et d’autres développements technologiques, les juristes d’entreprise sont mieux soutenus et peuvent effectuer un travail plus large.
- Des arguments liés aux risques, par exemple le fait que la numérisation des opérations juridiques accélère la détection des risques et expose plus rapidement les risques systématiques à long terme.
- Des arguments financiers, par exemple : grâce à une plateforme de gestion juridique d’entreprise (ELM, Enterprise Legal Management), vous pouvez économiser jusqu’à 30 %* de coûts externes tels que ceux des cabinets d’avocats, et éviter le coût de plus de 6 % des contrats récurrents qui sont inutilement renouvelés automatiquement.
- Des arguments concurrentiels, par exemple, vous remarquez que le service juridique d’une entreprise concurrente utilise des solutions intelligentes qui lui permettent de réagir plus rapidement et plus efficacement aux problèmes de gouvernance, de risque et de conformité.
*KPMG, Gartner, Forrester Research, Knowliah research
Définir une feuille de route numérique
Depuis la crise sanitaire de 2020, les chefs d’entreprise sont passés à la vitesse supérieure concernant la transformation numérique de leur organisation. Les services juridiques doivent eux aussi prendre les mesures nécessaires pour atteindre un niveau avancé de numérisation. Comment s’y prendre exactement ? Un plan détaillé, étape par étape, défendra vos projets et ambitions numériques. Il existe 5 étapes ou phases cruciales par lesquelles il est préférable de commencer :
1. Préparation : rédigez toutes les exigences, les priorités et les collaborations en interne. À quoi ressemble la trajectoire de croissance interne de votre département dans les trois prochaines années ? Où y a-t-il des gains rapides à réaliser ? Qu’est-ce qui ne va pas ou votre équipe juridique perd-elle (beaucoup) de temps inutilement ?
2. Choisissez au maximum 3 points d’intérêt : sous le couvert de la devise ” d’abord apprendre, ensuite marcher “, il est crucial de se concentrer d’abord sur les besoins de base dans le processus de numérisation de votre département juridique. La plupart des services choisissent donc d’investir d’abord dans un logiciel qui rend toutes les informations existantes (documents, courriels, contrats, etc.) interrogeables et qui attribue des droits aux bonnes personnes pour consulter certaines informations. Ceci est généralement associé à une solide plateforme de gestion des affaires/dossiers juridiques et des entités juridiques afin d’optimiser les processus de travail.
“Knowliah est la mémoire numérique de notre service juridique. Depuis que nous utilisons ce logiciel, nous pouvons immédiatement trouver des avis écrits précédemment, même s’ils datent de plusieurs années. En plus de cela, notre département est maintenant beaucoup plus proactif vis-à-vis de l’entreprise“
Loebrecht Lievens – General Counsel & Compliance Officer Benelux chez Schindler.
3. Gestion des contrats : la phase suivante est l’automatisation de tous les processus contractuels, depuis la détection automatique de l’emplacement des contrats et leur importation automatique, la création de modèles de contrats jusqu’à la signature numérique effective d’un contrat. La numérisation de la gestion du cycle de vie des contrats se connecte idéalement de manière transparente à la plateforme déjà utilisée pour la gestion des affaires juridiques et des entités.
4. Litiges et propriété intellectuelle : une fois que la numérisation des processus contractuels est terminée, on peut commencer à se concentrer sur la gestion des litiges, la propriété intellectuelle et la mise en œuvre d’un portail de demandes juridiques. Ce dernier point est également un bon exemple d’argument pour améliorer la coopération !
5. E-billing, KPI et GRC: Enfin, vous mettez les points sur les i et les barres sur les t, et avec la bonne solution, vous cherchez également à numériser la gestion budgétaire (y compris l’E-Billing), la gestion des KPI (Key Performance Indicators) et la GRC (Gouvernance, Risque et Conformité).
“La modularité de la gamme de produits de Knowliah nous donne la possibilité de nous développer de manière significative là où cela est nécessaire et d’intégrer davantage des solutions telles que la rédaction de contrats, la gestion des approbations et les signatures électroniques”
Andreas Mestel, General Counsel chez allnex.
La clé du succès
Afin de traduire le plan numérique avec les arguments nécessaires à la direction en un dossier commercial solide, nous recommandons de se concentrer sur quatre domaines principaux où l’impact de la solution sera le plus ressenti par l’organisation :
- Réduire les risques, par exemple en ayant une vue d’ensemble de tous les dossiers en cours et en ne manquant aucune échéance.
- Améliorer le service juridique offert à l’entreprise, par exemple en partageant de manière proactive des modèles de contrats avec d’autres départements.
- Augmenter l’efficacité du service juridique, par exemple en réduisant d’au moins 50 % le temps moyen consacré à la recherche de documents et d’informations.
- Optimiser la conformité GRC, par exemple en mettant en place des notifications et des alertes automatisées pour les dates clés, les échéances et les anomalies.
Mettre la théorie en pratique
Pour faciliter à terme la mise en œuvre du logiciel concerné ou le déploiement de l’ensemble du projet numérique, il est important de commencer par un MVP : Minimal Viable Product. Commencez par des solutions préconfigurées qui correspondent à vos priorités et à vos gains rapides potentiels. Prenez ensuite une décision sur les informations qui seront ou non importées dans l’outil et sur les intégrations avec d’autres systèmes qui sont cruciales pour un flux de travail fluide. En vous concentrant sur les résultats bénéfiques pour votre équipe et l’ensemble de l’organisation, vous marquerez sans aucun doute des points auprès de la direction lorsque vous défendrez votre plan numérique.
Cependant, gardez toujours à l’esprit que la mise en œuvre de la technologie numérique dans votre service juridique implique un changement profond de méthodologie et même de culture. Des directives claires, une communication transparente et un bon suivi des nouveaux plans numériques sont à ne pas manquer.
Bonne chance !
“Knowliah offre la plateforme de gestion juridique d’entreprise la plus complète, flexible, intégrée et basée sur le web du marché. Notre service juridique est devenu un partenaire commercial précieux dans une période difficile”.
Olivier Labonté – Directeur des affaires juridiques chez KDC/ONE.
